Was einen guten Prompt für diese Aufgabe ausmacht
Eine Mahnung hat eine klare Aufgabe: an eine offene Zahlung erinnern und zum Handeln auffordern, ohne die Geschäftsbeziehung unnötig zu belasten. Genau das misslingt schnell, wenn der Text unter Zeitdruck aus dem Bauch heraus entsteht, entweder zu weich, sodass die Dringlichkeit untergeht, oder zu scharf für eine erste Erinnerung.
Ein guter Prompt gibt ChatGPT deshalb die Mahnstufe mit: eine freundliche erste Erinnerung liest sich anders als eine zweite Mahnung mit Fristsetzung oder eine letzte Mahnung vor rechtlichen Schritten. Je klarer die Stufe benannt ist, desto passender fällt der Ton aus, von zurückhaltend bis unmissverständlich.
Wichtig bleibt: ChatGPT kennt weder Ihre Rechnungsdaten noch die rechtlich korrekten Fristen und Verzugszinsen für Ihren Fall. Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum kommen aus Ihrer Buchhaltung, und ob eine Mahngebühr oder ein Verzugszins zulässig ist, prüfen Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater oder einer Rechtsberatung, bevor der Text hinausgeht.
Die Prompt-Formel für diese Aufgabe
Ein Prompt, der zuverlässig funktioniert, besteht aus vier Teilen: Rolle, Kontext, Aufgabe, Format. So sehen sie für diese Aufgabe konkret aus.
Rolle
Lassen Sie ChatGPT als Buchhaltung oder Debitorenmanagement Ihres Betriebs schreiben, etwa "Du bist Buchhaltung eines [Branche]-Betriebs und schreibst eine Zahlungserinnerung". Das hält den Ton sachlich statt persönlich vorwurfsvoll.
Kontext
Geben Sie Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum und die Mahnstufe mit (erste Erinnerung, zweite Mahnung, letzte Mahnung). Bei späteren Stufen gehört auch das Datum der vorherigen Mahnung in den Prompt.
Aufgabe
Sagen Sie klar, was der Text leisten soll: an die Zahlung erinnern, eine neue Frist setzen, bei späteren Stufen auf mögliche Folgen hinweisen. Weisen Sie ausdrücklich an, keine Verzugszinsen oder Gebühren zu erfinden, die nicht im Prompt stehen.
Format
Legen Sie eine knappe Länge fest, denn eine Mahnung ist kein Fließtext: Anrede, ein bis zwei Sätze zur Sachlage, die konkrete Forderung mit neuer Frist, ein sachlicher Schlusssatz.
Fertige Prompts zum Kopieren
Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern durch Ihre eigenen Fakten und legen Sie los. Die Vorlagen liefern einen Entwurf, den Sie prüfen und anpassen, kein fertiges Dokument.
Erste freundliche Zahlungserinnerung
Wenn eine Rechnung kurz überfällig ist und es vermutlich nur vergessen wurde.
Du bist Buchhaltung eines [Branche]-Betriebs und schreibst eine freundliche Zahlungserinnerung. Rechnung Nr. [Nummer] vom [Rechnungsdatum] über [Betrag], fällig seit [Fälligkeitsdatum]. Formuliere eine kurze, höfliche Erinnerung, die davon ausgeht, dass die Zahlung schlicht übersehen wurde, keinen Vorwurf enthält und um Zahlung bis [neue Frist] bittet. Struktur: freundliche Anrede, ein Satz zur Sachlage, die Forderung mit neuer Frist, ein Satz mit dem Hinweis, sich bei bereits erfolgter Zahlung als erledigt zu betrachten. Höchstens 80 Wörter.
Zweite Mahnung mit Fristsetzung
Wenn die erste Erinnerung verstrichen ist und der Ton spürbar verbindlicher werden muss.
Du bist Buchhaltung eines [Branche]-Betriebs und schreibst eine zweite Mahnung. Rechnung Nr. [Nummer] über [Betrag], fällig seit [Fälligkeitsdatum], erste Erinnerung erfolgte am [Datum] ohne Reaktion. Formuliere eine sachliche, spürbar bestimmtere Mahnung mit einer letzten Frist bis [neue Frist]. Weise darauf hin, dass bei weiterem Zahlungsverzug [konkrete Folge, z. B. Verzugszinsen oder Übergabe an eine Rechtsberatung] droht, aber nur, wenn diese Folge hier tatsächlich benannt wurde. Kein persönlicher Vorwurf, keine erfundenen Gebühren oder Zinssätze, höchstens 100 Wörter.
Letzte Mahnung vor weiteren Schritten
Wenn auch die zweite Mahnung ohne Reaktion blieb und die letzte Frist vor weiteren Schritten gesetzt wird.
Du bist Buchhaltung eines [Branche]-Betriebs und schreibst die letzte Mahnung. Rechnung Nr. [Nummer] über [Betrag], fällig seit [Fälligkeitsdatum], zwei vorherige Mahnungen vom [Datum 1] und [Datum 2] blieben ohne Zahlung. Formuliere eine klare, unmissverständliche letzte Mahnung mit einer finalen Frist bis [Frist], die ankündigt, dass bei ausbleibender Zahlung [konkrete nächste Schritte, z. B. Mahnbescheid oder Inkasso] eingeleitet werden. Ton sachlich und bestimmt, nicht aggressiv, keine Drohung, die über die genannten Schritte hinausgeht, höchstens 110 Wörter.
Worauf Sie achten sollten
- Prüfen Sie Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum gegen Ihre Buchhaltung, bevor der Text rausgeht. Ein Zahlendreher in einer Mahnung wirkt schnell unseriös.
- Erfinden Sie keine Verzugszinsen oder Mahngebühren im Prompt. Welche Sätze rechtlich zulässig sind, klären Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater oder einer Rechtsberatung, bevor Sie sie in eine Mahnung schreiben.
- Steigern Sie den Ton bewusst von Stufe zu Stufe. Eine erste Erinnerung im Ton einer letzten Mahnung wirkt überzogen, eine dritte Mahnung im Ton der ersten wirkt zahnlos.
- Kündigen Sie nur Schritte an, die Sie auch wirklich gehen. Eine angedrohte, aber nie eingelöste Konsequenz schwächt jede künftige Mahnung.
- Prüfen Sie bei Firmenkunden, ob ein Verzug rechtlich bereits ohne gesonderte Mahnung eingetreten sein könnte (etwa bei vereinbartem Zahlungsziel). Das ändert nichts am Ton des Prompts, aber an der rechtlichen Einordnung, die Sie selbst oder Ihre Rechtsberatung vornehmen sollten.
Weiterlesen
Wie die Prompt-Formel im Detail funktioniert und woran ChatGPT im Unternehmen an Grenzen stößt, steht im Leitfaden zur ChatGPT-Prompt-Bibliothek für Unternehmen. Weitere Aufgaben finden Sie in der Übersicht der Aufgaben-Prompts.
Häufige Fragen
Wie schreibe ich mit ChatGPT eine Mahnung?
Geben Sie Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum und die Mahnstufe (erste Erinnerung, zweite oder letzte Mahnung) in den Prompt und verlangen Sie einen zur Stufe passenden Ton, von freundlich bis bestimmt. Weisen Sie ausdrücklich an, keine Zinssätze oder Gebühren zu erfinden.
Kann ChatGPT Verzugszinsen oder Mahngebühren berechnen?
Nein. ChatGPT übernimmt nur Zahlen, die Sie im Prompt vorgeben, es kennt weder Ihre Vereinbarungen noch die für Ihren Fall zulässigen Sätze. Klären Sie zulässige Verzugszinsen und Gebühren mit Ihrem Steuerberater oder einer Rechtsberatung, bevor Sie sie in eine Mahnung schreiben.
Wie unterscheiden sich die Mahnstufen im Ton?
Eine erste Erinnerung geht davon aus, dass die Zahlung schlicht vergessen wurde, und bleibt freundlich. Eine zweite Mahnung wird sachlich bestimmter und setzt eine klare Frist. Eine letzte Mahnung benennt konkrete nächste Schritte bei weiterem Verzug, ohne aggressiv zu werden. Nennen Sie ChatGPT die Stufe, damit der Ton passt.
Sollte eine Mahnung per E-Mail oder Brief verschickt werden?
Das hängt von Ihrer üblichen Kommunikation mit dem Kunden ab, beide Kanäle sind gängig. Die Prompt-Formel funktioniert für beide, legen Sie im Format-Teil des Prompts fest, ob Sie eine E-Mail mit Betreffzeile oder einen Brieftext ohne Anrede-Floskeln brauchen.
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